A prescindere dalla dimensione della tua azienda agricola, che sia piccola o media, anche tu avrai dovuto o dovrai organizzare eventi enogastronomici per valorizzare i tuoi prodotti, il tuo marchio, la tua filosofia imprenditoriale e di riflesso il movimento di turismo enogastronomico, che in questi anni ha goduto di una grande diffusione.

In questo articolo elenchiamo le linee guida per l’organizzazione di un evento di degustazione. Non ti annoieremo certamente dicendoti quante bottiglie aprire, quanti bicchieri preparare, o quanti piatti servire. Tutti i punti elencati sono stati delineati da Raffaele Papi, Sommelier Professionista e Delegato AIS Urbino-Montefeltro, nonché organizzatore di diversissimi appuntamenti di promozione enogastronomica sul territorio marchigiano e non solo.

Cominciamo!

1. Idea

Il primo passo è quello che permette di avere la visione del progetto: senza un’idea chiara di quello che andremo ad organizzare, si correrà il rischio di non concretizzare in maniera effciente l'evento e di non comunicare efficacemente il valore delle sue attività. La prima domanda che dovresti farti è:

Si tratta di un evento singolo o di evento ripetibile negli anni?

Ad esempio, "Monte Nerone a tavola" è un evento che viene riproposto ogni anno per celebrare il fungo Spignolo, tipico di questa zona della provincia di Pesaro-Urbino. Questo vero e proprio concorso enogastronomico mette a confronto le preparazioni di diversi cuochi e ristoranti a base di Spignoli e abbinate ai vini della provincia. Proprio per il suo stretto legame col territorio e con la stagionalità l'evento è ormai una tradizione e sono più di dieci anni che viene organizzato.

Altre manifestazioni di uguale importanza riguardano le preparazioni con il Pane di Chiaserna oppure sui grani antichi, presso la Locanda Girolomoni.

Un evento che invece non si lega alla ripetibilità, o quantomeno alla periodicità, è certamente quello sui Solfiti (tenutosi in data 7 luglio 2017 presso l’Azienda Agricola Bruscia) che, pur essendo di grande spessore culturale e costante attualità per la materia che tratta, non è certamente un appuntamento stagionale.

2. Obiettivo

Qual è l’obiettivo dell’evento? Cosa vogliamo mostrare? Cosa vogliamo rappresentare?

È bene avere la certezza di ciò che intendiamo trasmettere attraverso le attività che andremo ad organizzare, altrimenti il rischio è di perdere originalità e di cadere nella banalità. In questa fase - e in quella precedente - è necessario saper leggere le lacune conoscitive e informative sul territorio, cercando di raccogliere e di riproporre concetti, lavorazioni, produzioni e interpretazioni del territorio, in modo da generare un vero e proprio percorso informativo e culturale.

In parole povere, trova uno spazio da riempire tra chi conosce e chi non conosce fornisci un canale di espressione culturale per avvicinare chi conosce e chi non conosce.
 
Nel caso della delegazione AIS di Urbino-Montefeltro (seguite la pagina Facebook per conoscere gli eventi organizzati) se l’obiettivo di medio/lungo termine è fornire le chiavi di lettura del territorio, l’obiettivo di breve termine può essere la presentazione periodica e stagionale di tanti prodotti del territorio, valorizzando le relazioni tra condizioni pedoclimatiche, materie prime e lavoro dell’uomo.

Cerca di adottare un approccio olistico, valorizzando la totalità degli elementi che portano sulla tavola il prodotto che intendi promuovere.

3. Ricerca

Per raggiungere gli obiettivi prefissati serve basarsi su dati certi e fonti attendibili: invitare figure di rilievo, gastronomi e/o storici darà certamente un risvolto originale, ma soprattutto professionale alla manifestazione che vuoi organizzare.

Chiediti:

Chi sono le figure d'influenza in questo settore? Quali figure lavorano costantementre con il soggetto del nostro evento?

4. Location

Il luogo migliore per svolgere una degustazione può sempre essere la sede aziendale, così da poter mostrare anche dove e come si svolgono le lavorazioni del prodotto consumato all’evento. Tuttavia, potrebbe essere un’ottima idea pensare anche ad eventi fuori dalla sede aziendale, magari in un luogo rappresentativo del tuo territorio così da valorizzare maggiormente il legame prodotto/territorio e magari far scoprire luoghi che sicuramente pochi hanno visitato o vissuto in un contesto di degustazione.

Viceversa, per un appuntamento che non parli primariamente dei prodotti di un’azienda ma come in quello sopracitato, si parli dei solfiti, invece di scegliere una sede istituzionale per l’evento, è stata un’ottima idea scegliere come location un’azienda agricola. In questo modo è stato possibile ascoltare figure competenti che tutti i giorni hanno a che fare con l’anidride solforosa applicata all’enologia.

Prova a chiederti:

Quali luoghi rappresentano maggiormente le caratteristiche morfologiche del mio territorio? Quali sono le città, i paesi che rappresentano la culla storica della nostra provincia/regione?

5. Immagine

Come promuovere efficacemente l’evento, cercando di raggiungere le persone potenzialmente più interessate a questo tipo di manifestazione?

Innanzitutto è opportuno pensare alle informazioni principali per coordinare i destinatari dell’evento: Pensa a Cosa, Chi, Dove e Quando. Una volta organizzato il contenuto, è buona cosa studiare una locandina graficamente attraente e al contempo chiara. Sembra banale dirlo, ma in questa fase non bisogna dare per scontato il design della locandina: la grafica deve rispecchiare l’idea dell’evento quanto più possibile. Ad esempio, i colori danno il tono, il font del carattere conferisce formalità o informalità all’evento ecc.

Sulla Rete ci sono tantissimi strumenti gratuiti per non professionisti (come Canva.com), ma per un lavoro di qualità è sempre consigliabile rivolgersi a designer e grafici.

Inoltre, non dimenticare di supportare l'intero progetto con le attività di Social Media Marketing locale. Ricorda che attraverso la creazione di una pagina di evento e la promozione con le sponsorizzazioni su Facebook (Facebook Ads) puoi selezionare il target di individui che desideri invitare. La definizione di paramentri come sesso, età, area, interessi e posizioni lavorative ti permetterà di raggiungere migliaia di persone a costi contenuti e soprattutto, al momento dell’evento, potrai stabilire il ritorno d’investimento di queste operazioni.

6. Costi

A questo punto, dopo aver pianificato tema dell’evento, ospiti da invitare e location (e i relativi prodotti da servire), è opportuno valutare i costi.

Naturalmente la combinazione costi bassi-evento di interesse non può che risultare attraente. Per quanto riguarda la comunicazione e la creazione dell’immagine (vedi punto 5) ti consigliamo di sfruttare gli strumenti digitali gratuiti e a basso costo che puoi trovare online, ce ne sono davvero tanti.
 
Ecco una piccola lista:

• Canva: permette di creare foto e grafiche con un design attraente e d’impatto conferendo ai tuoi contenuti un aspetto professionale.

• Landscape di SproutSocial: permette di tagliare in maniera ottimale una foto per adattarla al meglio, nelle dimensioni, a seconda del tipo di social e del tipo di foto.

• Pixlr: uno strumento gratuito di design ed editor per foto. Permette anche di ridimensionare e alleggerire foto senza intaccarne la qualità.

• Soapbox di Wistia: è un’estensione del browser Google Chrome che permette di girare video e di montarli in maniera professionale.

• Goo.gl e Bit.ly: sono due strumenti per accorciare gli URL (i link) permettendo di tracciare quanti hanno cliccato, da dove, se da desktop e da mobile e altre Informazioni. Per questioni di SEO (indicizzazione sui motori di ricerca) dovresti comunque fare attenzione ad utilizzare questi "accorciatori di link" (link shotener) perché:
  
  nel caso di Bit.ly, potrebbero essere letti sia da Google che dagli utenti come link spam; nel caso di Goo.gl potrebbero essere visti dagli utenti come link spam, visto il largo uso di link accorciati da chi invia posta indesiderata e diffonde link malevoli.
  
  Per rimediare a questo problema puoi far utilizzare ai tuoi utenti Redirect tracker: uno strumento costruito proprio per testare la destinazione di un link. In questo modo ogni utente sarà in grado di verificare la bontà di un qualsiasi link diffuso via internet.

• Snip.ly: nel momento in cui condividi un link (ad esempio sui Social), puoi utilizzare questo strumento per far comparire sul fondo della pagina un tuo invito con un tasto che porta ad un’altra pagina web.

• Addthis: permette di aggiungere al tuo sito web i link per la condivisione dei contenuti al suo interno e ti permette anche di stabilire da quale numero di condivisioni partire (qualcuno lo fa per dare inizialmente l’apparenza di un articolo molto condiviso, in gergo si dice per aumentare la Social Proof di un contenuto).

7. Realizzazione fisica dell’evento

Adesso tocca rimboccarsi le maniche e preparare tutto ciò che serve per far passare agli invitati una serata di cultura e di piacere. Fai in modo di non deludere le aspettative che crei quando promuovi l’evento e ricordati di mantenere nella realizzazione una coerenza con l’idea e gli obiettivi che ti sei posto quando hai pianificato l’evento.
 
Ricorda che tutto ciò che comunichi con i media tradizionali o digitali poi non determina come andrà l’evento. Non concentrarti solo sulla creazione dell’immagine, ma soprattutto impegnati nella realizzazione fisica e nella gestione dell’evento.

La gran parte del lavoro è lì.

Se questo articolo non ti fosse bastato, abbiamo preparato per te un contenuto dedicato che racconta concretamente cosa è stato fatto per l'organizzazione di un evento molto importante:

eBook gratuito: Una Polenta da Guinness World Record. La realizzazione della polenta più grande del mondo.

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